Les demandes d’actualisation sont un bon moyen d’obtenir rapidement de quelqu’un un point sur la situation, en particulier lorsque cette personne n’a pas accès à votre feuille (fournisseur, client, consultant, etc.).
Mode d’emploi des demandes d’actualisation
- Sélectionnez la ou les lignes à actualiser, faites un clic droit et sélectionnez « Demander une actualisation ».
- Saisissez l’adresse e-mail du destinataire (avec qui il n’est pas obligatoire que la feuille soit partagée) et envoyez.
- Le destinataire reçoit un e-mail contenant un lien ne nécessitant pas de compte Smartsheet. C’est donc une méthode simple et rapide pour tout le monde. Le lien affiche uniquement la ou les lignes que le destinataire doit mettre à jour.
- Ce dernier peut modifier les lignes, joindre des fichiers si nécessaire, actualiser les discussions et envoyer les données. Il ne peut ni supprimer des lignes, ni modifier vos colonnes. Votre feuille sera actualisée et vous recevrez un e-mail de confirmation indiquant ce qu’ils ont mis à jour.
- L’onglet Demande d’actualisation au bas de la feuille affiche la liste de toutes les demandes (terminées ou en cours) qui ont été envoyées concernant la feuille ou des lignes de la feuille. Vous pouvez faire un clic droit sur un élément de la liste pour obtenir de plus amples détails.
- REMARQUE : les liens des demandes d’actualisation sont à usage unique. Pour garantir la sécurité de vos données, les liens expirent dès que le destinataire a ouvert le formulaire de demande de Smartsheet et cliqué sur « Envoyer les modifications ». Si vous souhaitez d’autres mises à jour, vous pouvez envoyer d’autres demandes d’actualisation (lisez la rubrique ci-après relative à la programmation de demandes d’actualisation régulière).
Demandes d’actualisation d’une ligne ou d’une feuille ?
- Si vous souhaitez uniquement que le destinataire consulte ou modifie une partie de la feuille, sélectionnez la ou les lignes concernées et faites un clic droit pour sélectionner « Demande d’actualisation ».
- Vous pouvez également envoyer une demande d’actualisation pour une feuille entière, ce qui permet au destinataire d’insérer de nouvelles lignes sur la feuille ou de supprimer des lignes (en plus de consulter ou de modifier toutes les lignes existantes). À l’instar des demandes d’actualisation d’une ligne, la demande d’actualisation d’une feuille est à usage unique et expire dès que la mise à jour a été envoyée.
- Pour envoyer une demande d’actualisation pour une feuille entière, allez sur l’onglet Demandes d’actualisation au bas de la feuille et cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle demande ».
- Vérifiez que la ligne en haut du formulaire d’envoi indique « Feuilles/lignes : Envoyer une demande d’actualisation sur feuille entière » avant de saisir un message facultatif et de l’envoyer.
Programmer (et supprimer) une demande d’actualisation régulière
Il est possible de programmer l’envoi régulier d’une demande d’actualisation (par exemple tous les mardis).
- Au-dessous de la partie message du formulaire d’envoi de la demande d’actualisation se trouve l’option « Livraison : Programmer pour envoyer plus tard ou de façon régulière ». Cliquez sur le lien souligné Programmer pour sélectionner vos options de périodicité (toutes les semaines, tous les jours, jours précis, etc.).
- Pour supprimer une demande d’actualisation régulière ou modifier sa périodicité, allez sur l’onglet Demandes d’actualisation au bas de la feuille et faites un clic droit sur la ligne concernée dans la liste Programmé pour accéder au menu incluant les options Modifier la périodicité et Supprimer.
