Feuille de projet
Dans Smartsheet, les feuilles de projet disposent de deux fonctions supplémentaires : le diagramme de Gantt et les interdépendances de tâches. Vous pouvez créer une feuille de projet de différentes manières :
- Ajouter une autre : cliquez sur l’onglet Ajouter un(e) autre (contenant un signe + vert) et sélectionnez « Nouvelle feuille de projet » dans le menu. Une nouvelle feuille est créée, sur laquelle le diagramme de Gantt et les interdépendances sont activés.
- Importer un fichier MS Project : cliquez sur l’onglet Ajouter un(e) autre et sélectionnez Importer un fichier Microsoft Project. Une nouvelle feuille est créée, sur laquelle les données initiales du fichier MS Project sont conservées et le diagramme de Gantt est activé.
- Ajouter un diagramme de Gantt et des interdépendances sur une feuille existante : vous pouvez convertir n’importe quelle feuille Smartsheet en feuille de projet en activant les fonctions Diagramme de Gantt et Interdépendances. Pour ajouter un diagramme de Gantt, cliquez sur le bouton Vue dans la barre d’outils à gauche (sous Annuler/Rétablir) et sélectionnez Diagramme de Gantt, ou cliquez sur le menu d’une colonne et sélectionnez Afficher le diagramme de Gantt. Pour les interdépendances, ouvrez le formulaire des paramètres du diagramme de Gantt ou cliquez sur le menu d’une colonne et sélectionnez Modifier les paramètres d’interdépendance. REMARQUE : une feuille doit comporter au moins deux colonnes de date pour afficher la vue Gantt.
Couleurs de la barre du diagramme de Gantt
- Manuelle : faites un clic droit sur une barre du diagramme de Gantt et sélectionnez Paramètres de couleur pour modifier manuellement la couleur de la barre.
- Sélection multiple : pour modifier la couleur de plusieurs barres en même temps, maintenez enfoncée la touche Ctrl ou Maj pendant que vous cliquez sur plusieurs barres, faites un clic droit sur une des barres et choisissez la couleur à appliquer à toutes les barres sélectionnées.
- Couleurs basées sur des règles : cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle dans la barre d'outils à gauche pour définir les règles de couleur des barres du diagramme de Gantt. Cela vous permet de choisir des couleurs en fonction de la personne à qui est attribuée une tâche, du statut de la tâche ou d'autres critères.
Diagramme de Gantt – glisser/déplacer
- Faites glisser la barre du diagramme de Gantt vers la gauche ou vers la droite pour modifier les dates de la tâche concernée.
- Déplacez l’extrémité gauche de la barre pour modifier la date de début ; déplacez l’extrémité droite pour modifier la date de fin.
- Sélectionnez une barre et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas jusqu’à ce que vous atteigniez une autre barre de tâches pour créer une interdépendance (cliquez sur l’icône Modifier dans la cellule prédécesseur pour modifier le type de l’interdépendance ou saisir des jours de retard).
- Le diagramme de Gantt peut être redimensionné en plaçant votre curseur sur la bordure gauche du diagramme et en déplaçant celle-ci horizontalement.
- CONSEIL : pour agrandir la zone visible du diagramme de Gantt, vous pouvez masquer la barre d’outils de mise en forme à gauche en vous servant du bouton fléché situé au milieu de la barre d’outils. Vous pouvez également passer en plein écran en cliquant sur la flèche située en haut à droite de la feuille.
Paramètres du diagramme de Gantt
Cliquez sur l’icône représentant un engrenage pour ouvrir le formulaire de modification des paramètres du diagramme de Gantt :
- Sélectionnez la date qui s’affichera comme date de début et celle qui servira de date de fin.
- Si vous souhaitez afficher un indicateur du pourcentage terminé dans les barres de tâches, sélectionnez la colonne contenant l’information correspondante sur votre feuille.
- Vous pouvez sélectionner la valeur de colonne qui s’affichera à droite des barres de tâches.
- Sélectionnez l’affichage du calendrier principal (semaines, mois, trimestres, années) ainsi que le format de la date, puis l’affichage du calendrier secondaire (jours, semaines, mois, trimestres) avec le format de la date.
- Par défaut, les semaines affichées commencent le dimanche et s’achèvent le samedi.
- Sélectionnez le mois de début de l’année fiscale pour faire en sorte que les mises à jour de vos projets coïncident avec les grandes étapes de l’année fiscale.
- Faites un clic droit sur les icônes de zoom avant ou arrière dans l’en-tête du diagramme de Gantt pour modifier rapidement l’affichage du calendrier.
- REMARQUE : lisez la rubrique ci-dessous pour en savoir plus sur les interdépendances.
Imprimer un diagramme de Gantt
- Servez-vous du bouton Imprimer situé sur la barre d’outils à gauche pour imprimer votre diagramme de Gantt ou servez-vous du bouton Fichier pour l’exporter au format PDF.
- REMARQUE : par défaut, seule la colonne Nom de la tâche figurera sur l’impression. Dans le formulaire des paramètres PDF, cliquez sur le lien Nom de la tâche pour sélectionner d’autres colonnes à imprimer (ou sélectionnez Aucune si vous souhaitez uniquement imprimer la zone du diagramme de Gantt).
Autorisations du diagramme de Gantt
- Les éditeurs et les spectateurs ne peuvent pas sauvegarder les modifications des paramètres du diagramme de Gantt. Ils peuvent redimensionner le diagramme et même le fermer, mais leurs modifications ne seront pas enregistrées.
Interdépendances
En activant les interdépendances sur une feuille de projet, vous activez les fonctionnalités suivantes:
- Relation entre durée, début et fin : saisissez deux de ces valeurs pour une tâche, la troisième sera automatiquement calculée.
- Prédécesseurs : saisissez le numéro de ligne de la tâche prédécesseur (ou cliquez sur l’icône Modifier) pour définir des interdépendances plus complexes.
- Liste des tâches récapitulatives : les valeurs de durée, de début, de fin et de pourcentage terminé sont automatiquement calculées pour les tâches récapitulatives en fonction des sous-tâches définies.
- Exclure les week-ends : cochez cette case pour exclure les week-ends des calculs de durée.
- Les interdépendances peuvent être activées ou désactivées sur une feuille en activant le diagramme de Gantt et en utilisant le formulaire de modification des paramètres du diagramme de Gantt, ou en cliquant sur le menu d’une colonne et en sélectionnant Modifier les paramètres d’interdépendance. Si les interdépendances sont désactivées sur une feuille, les fonctionnalités décrites ci-dessus ne sont pas disponibles.
Jours fériés et jours non travaillés
Sur le formulaire des paramètres du diagramme de Gantt, la partie Jours ouvrables vous permet de définir les jours qui seront travaillés ou non pendant une semaine de projet, ainsi que les éventuels jours fériés.
- Les jours fériés et non travaillés ne seront pas pris en compte lors des calculs de durée.
- Il est possible de définir des jours ouvrables différents pour chaque feuille de projet. Les jours fériés peuvent être copiés (Ctrl+C) et collés (Ctrl+V) d’une feuille sur l’autre.
- Les comptes Équipe et Entreprise peuvent définir un paramètre Jour ouvrable par défaut pour l’ensemble des feuilles de projet sur le formulaire Paramètres du compte.
Jalons
- Saisissez une durée de tâche de zéro (0) pour créer un jalon. Les jalons apparaissent sous la forme d’un losange sur le diagramme de Gantt.
- Comme les tâches, les jalons peuvent servir de prédécesseur à d’autres tâches.
