Smartsheet peut vous envoyer des notifications par e-mail lorsque d’autres personnes apportent des modifications à une feuille.
Définir une notification
- Par défaut, des notifications sont créées pour toutes les personnes figurant sur la liste « Partagée avec » dès qu’une feuille est partagée.
- Vous pouvez définir manuellement une notification en ouvrant l’onglet Alertes au bas d’une feuille et en cliquant sur le bouton Nouvelle notification.
- Vous pouvez modifier les paramètres par défaut d’une notification en cliquant sur les liens apparaissant dans la phrase établissant la notification :
- Destinataire : si vous êtes propriétaire ou administrateur de la feuille, vous pouvez définir une notification pour vous-même, pour « Tous les utilisateurs du partage » de cette feuille ou pour un sous-groupe d’utilisateurs du partage. Les éditeurs et les spectateurs peuvent uniquement définir des notifications pour eux-mêmes. Il n’est pas possible de définir une notification pour quelqu’un n’ayant pas accès à la feuille.
- Fréquence : vous pouvez sélectionner la fréquence d’envoi des e-mails de notification : tout de suite (dans les cinq minutes suivant une modification), toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines. Aucune notification n’est envoyée lorsque la feuille n’a pas été modifiée. La fréquence détermine le laps de temps qui s’écoule entre une modification et votre notification.
- Type de modification : vous pouvez sélectionner les types de modification d’une feuille dont vous souhaitez être informé. Par défaut, les notifications sont définies pour « tout » changement d’une feuille, mais vous pouvez décider d’être informé uniquement des modifications apportées à certaines colonnes, aux pièces jointes, au partage ou aux discussions.
- Remarque : vous ne recevrez AUCUNE notification des modifications que vous effectuez sur la feuille. Lorsque les utilisateurs essaient de tester les notifications en modifiant une feuille, ils sont surpris de ne pas recevoir d’e-mail. Si vous souhaitez tester les notifications, vous devez créer un compte gratuit à partir d’une autre adresse e-mail capable de recevoir les notifications de vos modifications.
E-mail de notification
- L’e-mail de notification contient une grille indiquant les lignes qui ont été modifiées (les données modifiées étant mises en surbrillance), suivie de la liste des noms des auteurs des modifications. Les modifications des pièces jointes, du partage et des discussions sont énumérées en dessous de la grille.
- Vous trouverez au bas de l’e-mail un lien vous permettant de vous connecter pour ouvrir la feuille et un autre pour désactiver la notification du destinataire concernant cette feuille.
Désactiver les notifications
Il existe trois manières de désactiver les notifications concernant une feuille :
- Ouvrez l’onglet Alertes d’une feuille et supprimez la notification.
- Ouvrez l’onglet Alertes d’une feuille et retirez-vous de la liste des destinataires de la notification.
- Désactivez la notification directement depuis l’e-mail de notification. Ce lien « désactiver » se situe à la fin du message.
