Pièces jointes

Vous pouvez joindre tous types de fichiers à une ligne, une feuille ou une discussion.

Pièces jointes à une ligne

  • Pour joindre un fichier à une ligne, cliquez sur la cellule de la colonne Pièces jointes à gauche de la feuille (contenant un trombone dans l’en-tête de colonne).
  • Vous pouvez charger un fichier depuis votre ordinateur ou réseau à l’aide du bouton Télécharger.
  • Une fois qu’un fichier est chargé dans Smartsheet, vous pouvez cliquer sur le nom de ce fichier pour le télécharger. S’il s’agit d’une image, vous pouvez visualiser l’image avant de la télécharger en cliquant sur le nom du fichier.
  • Vous pouvez également joindre un document Google ou un lien Internet en cliquant sur le bouton Joindre de. Lorsque vous joignez un document Google, un formulaire Google apparaît pour vous demander d’accorder à Smartsheet l’accès à votre liste de documents Google afin de pouvoir choisir le fichier souhaité.
  • Une fois le fichier ou le lien joint à une ligne, une icône de trombone apparaît pour indiquer que cette ligne comporte des pièces jointes. Cliquer sur un trombone permet aux personnes ayant accès à la feuille de consulter la liste des pièces jointes et des liens et de les télécharger.
  • Le formulaire des pièces jointes à la ligne donne également la liste des fichiers joints aux discussions de cette ligne.

Envoyer un fichier

  • En cliquant sur l’icône de message située à droite d’une pièce jointe, vous pouvez envoyer à la personne de votre choix un e-mail contenant un lien grâce auquel elle pourra télécharger une copie du fichier joint. L’envoi de fichiers volumineux en pièce jointe ne vous causera plus aucun souci !

Actions sur les fichiers

En cliquant sur la flèche vers le bas située à droite de l’icône de message, vous ouvrez le menu des actions sur les fichiers.

  • Télécharger/Ouvrir : vous pouvez télécharger des fichiers et ouvrir des documents Google et des liens Internet.
  • Modifier la description : ajoutez une courte description du fichier joint.
  • Supprimer

Actions sur plusieurs fichiers

  • Vous pouvez sélectionner tous les fichiers à l’aide de la case située en haut à droite ou sélectionner plusieurs fichiers en cochant la case à droite de chaque fichier.
  • Cliquez sur le bouton Actions en bas à droite pour Télécharger, Envoyer ou Supprimer les fichiers sélectionnés.

Google Documents

  • Lorsque vous sélectionnez Google Documents dans le menu Joindre de, un formulaire de Google s’ouvre pour vous demander de saisir les identifiants de votre compte Google et d’accepter l’accès de Smartsheet afin que nous puissions vous présenter la liste de vos documents Google pour faire votre choix.
  • Il est à noter que le partage Smartsheet ne remplace pas votre partage Google Documents. Seules les personnes avec lesquelles le document Google est partagé pourront l'ouvrir grâce au lien dans Smartsheet.
  • Si vous avez joint un fichier Word ou Excel de Microsoft Office dans Smartsheet, vous avez l’option supplémentaire de l’ouvrir en tant que document Google. Cela peut être utile si vous vous trouvez sur une machine sur laquelle Office n’est pas installé. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les documents Powerpoint. Il est à noter que cela créera un nouveau document Google sur votre compte Google (au lieu de créer un brouillon, comme c’est le cas quand vous ouvrez un document Google depuis Gmail).

Box

  • Lorsque vous sélectionnez Box dans le menu Joindre de, un formulaire de Box s’ouvre pour vous demander de saisir les identifiants de votre compte Box et d’accepter l’accès de Smartsheet afin que nous puissions vous présenter la liste de vos fichiers et dossiers Box pour faire votre choix.
  • Si votre fichier ou dossier dans Box n'a pas été partagé, le fait de le joindre à Smartsheet crée automatiquement un lien de partage vers le fichier ou dossier concerné dans Box, afin que les autres utilisateurs de Smartsheet ayant accès à la feuille puissent ouvrir ce fichier ou dossier.

Pièces jointes à la feuille

  • Si un fichier ou un lien n’est pas spécifiquement lié à une ligne donnée, vous pouvez le joindre à la feuille depuis l’onglet Pièces jointes.
  • L’onglet Pièces jointes situé au bas des feuilles affiche la liste récapitulative de tous les fichiers/liens joints à la feuille, à une ligne de la feuille ou à une discussion de la feuille.

Qui a accès aux pièces jointes ?

  • Tous ceux avec qui la feuille a été partagée (spectateurs, éditeurs, administrateurs) peuvent consulter la liste des pièces jointes et télécharger ces dernières.
  • Les spectateurs peuvent consulter les pièces jointes, mais ils ne peuvent ni les supprimer, ni en ajouter. Les éditeurs et les administrateurs peuvent ajouter ou supprimer des pièces jointes.
  • Vous pouvez envoyer une demande d’actualisation d’une ligne, de plusieurs lignes ou d’une feuille à une personne qui n’a pas accès à la feuille par ailleurs. Cette demande d’actualisation contient un lien à usage unique qui lui permet d’afficher et de modifier les lignes et les pièces jointes aux lignes que vous lui avez envoyées.
  • Vous pouvez publier une feuille pour qu’elle soit Modifiable ou en Lecture seule – version complète. Tous ceux à qui vous enverrez le lien publié pourront ainsi accéder aux pièces jointes.

Types de fichiers

  • L’immense majorité des types de fichiers, soit plusieurs centaines, est prise en charge, y compris Word, Excel, PDF et PowerPoint. Pour des raisons de sécurité, nous n’autorisons pas le chargement de fichiers susceptibles de présenter un risque au téléchargement. La liste des exclusions concerne notamment les fichiers .exe, .cmd, .js, .jsp et .bat.

Taille des pièces jointes

  • Il est possible de télécharger des fichiers d’une taille maximum de 250 Mo par fichier pour les utilisateurs payants et de 30 Mo par fichier pour les utilisateurs à titre gratuit. Si vous souhaitez charger des fichiers dépassant 250 Mo, n’hésitez pas à nous contacter.
  • REMARQUE à l’attention des utilisateurs payants : Le logiciel Flash version 9.0.28 ou ultérieure est requis pour charger des fichiers dépassant 30 Mo ou pour sélectionner plusieurs fichiers à charger en même temps (via Ctrl+clic). Pour savoir quelle version de Flash est installée sur votre machine, cliquez ici.

Qui a modifié les pièces jointes ?

  • Vous pouvez définir une notification concernant une feuille (sur l’onglet Alertes) pour être informé par e-mail dès que des modifications sont apportées à cette feuille.  Par défaut, les modifications des pièces jointes sont incluses dans les notifications par e-mail.
  • Vous pouvez activer la fonction Faire ressortir les modifications pour une feuille (à l’aide du bouton représentant un surligneur dans la barre d’outils à gauche). Si quelqu’un a modifié les pièces jointes d’une ligne, la cellule de l’icône trombone de cette ligne sera mise en surbrillance.

Pièces jointes à un espace de travail

  • Vous pouvez joindre des fichiers à un espace de travail à l’aide de l’onglet Pièces jointes au bas de l’espace de travail. L’onglet Pièces jointes d’un espace de travail affiche toutes les pièces jointes au niveau de l’espace de travail, ainsi que la liste récapitulative de toutes les pièces jointes aux feuilles de cet espace de travail.